نرم‌ افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

 پیامدهای پیاده‌سازی نرم‌ افزار اتوماسیون اداری شماران

•  ایجاد اداره بدون کاغذ
•  دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
•  توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (... ,B2B, B2C, B2G)
•  تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
•  تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار
•  کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
•  صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
•  افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم‌ افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین و ...
•  برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
•  عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
•  کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

 مزایای نرم‌ افزار اتوماسیون اداری شماران

•  یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
•  قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
•  استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
•  مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
•  سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
•  سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
•  کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
•  مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
•  گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
•  زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
•  امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
•  امکان ارسال پیام کوتاه (SMS)‌ از طریق کارتابل
•  تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس
•  گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان

دبیرخانه و مکاتبات اداری

چارت سازمانی: تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها، تعریف کاربران غیر سازمانی، ...

تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
تعریف رده‌های سازمانی
تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
تعریف کاربران غیر سازمانی
تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکه داخلی (Domain Controller)
تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها

دبیرخانه: تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده

دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

کارتابل: دسترسی کاربران به تمامی وظایف محوله از طریق کارتابل و ارجاع نمودن هر یک از Task ها به اشخاص دیگر

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و ... براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل شماران، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذینفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و ...) قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند.

گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل شماران بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل شماران، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و... در نظر گرفته شده است.

بایگانی: بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی، خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌هامحسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

قرارها و یادآوری‌ها: ثبت و مشاهده قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران به تفکیک روز، هفته، ماه و سال

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.

• امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
• مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
• قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
• امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار

دریافت و ارسال پیام: ارسال، دریافت و بایگانی پیام برای همه کاربران بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی

• امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم بدون در نظر گرفتن چارت سازمانی
• ذخیره پیام‌های دریافتی و ارسالی توسط هر کاربر
• امکان بایگانی پیام‌ها
• مشاهده تعداد و وضعیت پیام‌های ارسالی به‌صورت خوانده شده و خوانده نشده
• امکان ایجاد پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
• امکان ارسال گروهی پیام

دفترچه تلفن: ثبت شماره‌های تلفن به‌همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه‌بندی‌های متفاوت

• دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• ثبت شماره‌های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه‌بندی‌های متفاوت
• امکان جستجوی پیشرفته در دفترچه تلفن

تقویم کاری: تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها، امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری

• امکان تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها
• امکان ایجاد و تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمی)

مدیریت دانش: تعریف فرم‌های مدیریت دانش به‌دلخواه کاربر و گردش فرم‌های تولید شده در محیط گردش کار

هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود، از مجموعه دانشي استفاده مي‌كند كه نزد تك‌تك افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. به همين دليل، سازمان‌هاي پيشرو اقدام به جمع‌آوري دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌هاي كاري مي‌كنند.

مديريت دانش در سازمان‌ها، به ايجاد فرهنگ اشتراك دانش ميان كارمندان كمك مي‌كند. گرچه دانش مي‌تواند توسط افراد كسب شود، ولي براي اينكه سودمند واقع شود، لازم است همه اعضاي گروه در آن سهيم شوند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، زيرساخت‌هاي لازم براي پياده‌سازي مدیریت دانش را فراهم كرده است.

مدیریت مدارک و مستندات: تعریف مشخصات و فیلدهای ورودی هر مدرک توسط ابزار فرم‌ساز و طراحی گردش کار اسناد توسط کاربر

در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم آمده است. با بهره‌گیری از این امکان، طبقه‌بندی، ویرایش و همچنین مشاهده سابقه نسخه‌های ویرایش شده مدارک با حفظ امنیت، به سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.

گالری تصاویر: امکان تعریف عنوان آلبوم و انتساب مجموعه‌ای از تصاویر به هر آلبوم با امکان تعریف سطح دسترسی و نحوه مشاهده

• امکان تعریف عنوان آلبوم و انتساب مجموعه‌ای از تصاویر به هر آلبوم
• امکان گروه‌بندی موضوعات گالری
• امکان تعریف سطح دسترسی و نحوه مشاهده گالری تصاویر توسط کاربران

تابلو اعلانات: امکان ایجاد و ویرایش اخبار با امکان گروه‌بندی اخبار و اطلاعات منتشر شده بر روی تابلو اعلانات

تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری شماران با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهد، مسئولان امور اداری را قادر می‌سازد تا به ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز اطلاع‌رسانی نمایند.

گزارش‌ساز: گزارش‌گیری و جستجوی نامه‌ها/ارجاعات به‌صورت پارامتریک بر اساس فیلدهای اطلاعاتی

گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌باشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد.

مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات: تعریف گروه‌های کاربری و تعیین سطوح دسترسی به‌صورت گروهی در سطح فیلد و object

انواع حقوق دسترسی به بخش‌های مختلف نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران در دو سطح کاربری و گروه‌های کاربری قابل تعریف است .همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت می‌گردد.

محیط کاربری تحت وب و ویندوز: دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان

نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌تواند به‌صورت تحت وب و تحت ویندوز اجرا گردد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار کاربری آسان و همزمان در محیط‌های تحت وب و تحت ویندوز است. طراحی لایه کاربری (UI) در هر دو محیط بسیار مشابه بوده و کاربر نیاز به آموزش دو محیط کاربری مختلف را نخواهد داشت.

امکانات پیشرفته

مدیریت پروژه: تعریف ساختار شکست کار و فعالیت‌های پروژه به‌تفکیک مراحل پروژه، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و تعیین فعالیت پیش‌نیاز

مدیریت پروژه در نرم‌افزار اتوماسیون شماران این امکان را برای کاربران فراهم نموده است تا امور و فعالیت‌های خود را در قالب پروژه‌های مختلف تعریف نموده و با ایجاد زمان‌بندی و اولویت‌بندی مراحل مختلف و تعیین وابستگی، اجرا و پیگیری نمایند. با این امکان فعالیت‌های کاربران طبقه‌بندی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی خواهند گشت، که این امر امکان برنامه‌ریزی جهت انجام امور روزانه و آینده را به‌سادگی برای کاربر فراهم خواهد نمود.

دریافت و ارسال پست الکترونیک: قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال پست الکترونیکی (Email) از طریق کارتابل

اتوماسیون اداری شماران قابلیت ارسال و دریافت گروهی پست الکترونیکی و همچنین زمانبندی (ارسال پست‌های الکترونیکی هدفمند در زمان‌های مشخص شده) را دارا می‌باشد.

دریافت و ارسال فاکس: قابلیت دریافت و ارسال فاکس از طریق کارتابل

در اتوماسیون اداری شماران امکاناتی از قبیل ارسال و دریافت گروهی فکس را فراهم شده است که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.

ارسال پیامک: ایجاد پیام‌ فارسی و انگلیسی و ارسال از روی سیستم جهت ارسال و دریافت اطلاعات

مرکز پیامک اتوماسیون اداری شماران امکان ارسال اطلاعات به‌صورت پیامک را دارا می‌باشد.

 ایجاد پیام‌ فارسی و انگلیسی و ارسال از روی سیستم جهت ارسال و دریافت اطلاعات
 امکان ارسال هشدارهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری شماران به‌صورت پیامک به کاربران مانند قرار ملاقات و جلسات، ارجاع جدید، تایید ماموریت و ...

حضور و غیاب: مشاهده ساعت ورود و خروج، کارکرد روزانه و ماهانه،اضافه کار، ماموریت، مرخصی روزانه و ساعتی در کارتابل توسط هر کاربر

مشاهده کارکرد پرسنل از اهداف اصلی امکان حضور و غیاب در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران است. کاربران می‌توانند کارکرد خود را به‌صورت روزانه و ماهانه از جمله کسر کار، اضافه کار، مرخصي، ماموريت و ... را از طریق کارتابل مشاهده و بررسی نمایند.

این نرم‌افزار امکان اتصال به دستگاه‌های کارت ساعت‌خوان را دارا می‌باشد. همچنین این امکان در نظر گرفته شده است که این نرم‌افزار به‌طور مستقل و بدون نیاز به اتصالِ دستگاه‌های کارت ساعت‌خوان، مورد استفاده قرار گیرد. در این حالت تردد پرسنل از طریق فایلی به سیستم انتقال می‌یابد.

ارتباط تصویری: ارتباط صوتی و مذاکره آنلاین طرفین

با استفاده از امکان ارتباط تصویری در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، کاربران می‌توانند بدون استفاده از تلفن ارتباط تصویری و یا متنی داشته باشند.

نظارت بر فعالیت‌های سازمان(BAM): تعریف زمان استاندارد برای هر یک از فعالیت‌ها، ...

• تعریف زمان استاندارد برای هر یک از فعالیت‌ها
• نمایش حجم فعالیت‌های انجام شده در هر یک از نقاط فرآیند
• تشخیص گلوگاه‌ها از نظر تعداد و زمان انجام کار
• مدیریت بهتر منابع انسانی جهت انجام فعالیت‌های مهم
• تشخیص مشکلات مربوط به عدم طراحی مناسب ساختارهای سازمانی

تبدیل سیستم‌های اطلاعات مدیریت به سیستم‌های فرآیندی: بستر گردش فرم‌های عملیاتی و اصلی سازمان در کارتابل کارکنان

نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت را دارا می‌باشد. از ویژگی‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار امکان اتصال به نرم‌افزار جامع و یکپارچه پویا (در حوزه‌های؛ مالی، اداری، بازرگانی، تولیدی و مهندسی) و همچنین سایر سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) محسوب می‌گردد. با بهره‌مندی از این امکان، سیستم‌های اطلاعات مدیریت از یک مدل مردابی و ساکن به یک مدل فرآیندی و پویا تبدیل می‌گردد و گزارشات متنوعی از این سیستم‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و نتیجه کار، به سیستم متصل شده انتقال می‌یابد.

ارتباط با ابزارهای گردش کار

مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان: ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش‌ کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی، تعریف شروط و ...

یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‏باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و یا پیگیری‏های تلفنی و ... ، هیچ‏کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.

ابزار طراحی فرآیند: تعریف کامل فرآیند، اتصال چارت سازمانی به فرآیند، تعریف نحوه عملکرد هر یک از فعالیت‌ها در درون سیستم

با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.

فرم‌ساز و سیستم‌ساز: مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌های اداری و عملیاتی و گردش آنها بر اساس Workflow، ...

طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیت‌ها، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پیاده‌سازی می‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ویرایش و جستجو می باشند.

مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و ...) در این ابزار امکان پذیر می‌باشد.

از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات اشاره نمود.

سیستم‌ساز ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز می‌باشد که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آنها را نیز تعریف نمود. با توجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.